Bedarfserfassung digital, einfach & schnell
Auch bei wiederkehrenden Bestellungen für C-Teile und indirekten Bedarf ist der Aufwand für die Bearbeitung in SAP oftmals hoch. xSuite Procurement ist die Lösung: Bedarfserfassung, Prüfung und Freigabe erfolgen digital, workflowgestützt und automatisiert. So werden die Abläufe einfach, schnell und effizient.
Volle Flexibilität und Komfort für Anwender
Mit Procurement erfolgt bereits die Bedarfserfassung 100% digital. Dabei können Shopsysteme genauso genutzt werden wie eigene Kataloge oder eine Freitexteingabe. Die Oberflächen sind durchgängig im SAP GUI, als SAP Fiori Apps und im eigenen Web-Client der xSuite verfügbar. Damit kann jeder Anwender den für ihn optimalen Zugriff und Funktionsumfang nutzen. Als Mitarbeiter:in im Einkauf arbeiten Sie vielleicht lieber im SAP GUI, während der Kostenstellenverantwortliche zur Freigabe auch von unterwegs die App auf dem Smartphone oder Tablet verwendet.
SAP-Standard, abgestimmt auf Ihre Prozesse
Die Lösungen der xSuite sind SAP-integriert und -zertifziert. Sie setzen auf SAP-Standards auf und erweitern deren Funktionsumfang. Gleichzeitig bietet sie Ihnen die flexible Gestaltung der Workflowschritte, genau in der Form wie sie diese für die Abbildung der Prozesse in Ihrem Unternehmen benötigen. Die Lösung ist zertifiziert für den Einsatz mit SAP S/4HANA-, SAP S/4HANA Cloud- und SAP ECC-Systemen.
Transparenz für ganzheitliche P2P-Prozesse
Die integrierte Beschaffungsübersicht liefert Ihnen auf Knopfdruck den Überblick zu allen aktuellen Prozessen, welche Anträge oder Bestellungen liegen gerade in welchem Arbeitsschritt bei welchem Bearbeiter? Wer sind Ihre Top-Lieferanten? Das revisionssichere Workflow-Protokoll macht dazu alles auch im Nachhinein transparent und nachvollziehbar.
Auftragsbestätigungen: Automatisches Auslesen und übersichtliche Darstellung
Eingehende Auftragsbestätigungen werden automatisiert ausgelesen und die Daten sowie das Belegbild direkt im SAP-System übersichtlich zur Verfügung gestellt. Manuelles Abtippen – und damit eine mögliche Fehlerquelle – entfällt und der Arbeitsschritt der Erfassung wird dramatisch beschleunigt. Abweichungen werden farblich hervorgehoben und sind sofort erkennbar.
Insbesondere bei Abweichungen müssen Sie schnell reagieren. Ist die Abweichung akzeptabel? Soll die Bestellung angepasst oder abgesagt werden? Auch diese Rückfrage-, Änderungs- und Freigabe-Prozesse lassen sich mit Hilfe von Workflows effektiv umsetzen, inklusive transparenter Protokollierung.
Lieferscheine einfach auslesen und automatisiert verarbeiten
Der Lieferschein ist ein wichtiger Bestandteil, um den Beschaffungsprozess lückenlos überwachen und steuern zu können. Die einfache und schnelle Verarbeitung von Lieferscheinen bis zur Verbuchung des Wareneingangs ist damit ein zentraler Baustein, um die Effizienz des Supply Chain Managements zu optimieren. Auch dabei unterstützt Sie xSuite Procurement. Der Lieferschein trifft dort ein, wo auch die Ware ankommt – teils digital, aber oftmals noch in Papierform. Die Bearbeitung kann direkt vor Ort erfolgen oder an zentraler Stelle, das hängt von den Abläufen in Ihrem Unternehmen ab. Um Sie in Ihren Anforderungen optimal zu unterstützen, ist unsere Lösung zur Verarbeitung von Lieferscheinen besonders flexibel aufgestellt. Sie ist auf unterschiedliche Szenarien anpassbar, bedient verschiedenste Eingangskanäle und Formate (von Papier bis maschinenlesbar), ist auch dezentral einsetzbar sowie einfach in der Bedienung.
Der Procure-2-Pay-Prozess erfolgt im Austausch mit Ihren Lieferanten: Sie versenden die Bestellung, Ihr Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung, einen Lieferavis, eine Rechnung, diese Dokumente verarbeiten Sie wiederum. Belege und begleitende Kommunikation werden häufig auf verschiedenen Kanälen ausgetauscht, in den unterschiedlichsten Formaten. Sie versenden die Bestellung als PDF per E-Mail. Die Auftragsbestätigung erhalten Sie ebenfalls per E-Mail, der Lieferavis trifft in Papierform in der Produktionsstätte ein, die Rechnung ebenfalls in Papierform in der Zentrale. Im Verlauf des Prozesses stellt der Lieferant eine Rückfrage per E-Mail und es findet ein Telefonat statt.
Schnell werden diese Abläufe unübersichtlich, Informationen können entlang der Prozesskette verloren gehen. Medienbrüche erfordern manuelles Eingreifen und bremsen die Automatisierung der Arbeitsabläufe aus. Die Bearbeitung der einzelnen Schritte kostet Zeit und ist aufwändig – für Sie und für Ihre Lieferanten.