Digitales Ablage- und Prozessnetz für vernetzte Teams
keytech DMS ist eine unternehmensweite Plattform zur digitalen Verwaltung von Dokumenten, E‑Mails und Vorgängen. Die Lösung zielt darauf ab, Ablage, Suche und den bereichsübergreifenden Austausch zu vereinfachen und Informationsinseln zu vermeiden.
Automatisierte Strukturen und prozessgesteuerte Abläufe
Die Software bietet individuelle Mappen‑Templates, dynamische Mappen mit automatischer Verschlagwortung sowie eine integrierte Workflow‑Engine (BPMN 2.0) zur Abbildung, Steuerung und Automatisierung von Freigabe‑ und Prüfprozessen. Versionierung und vorgangsbezogene Archivierung sorgen für Nachvollziehbarkeit.
Integration, Mobile Nutzung und externe Einbindung
Nahtlose Office‑Anbindungen erlauben komfortables Speichern aus Word, Excel und PowerPoint. Mobile Apps, Web‑Recherche‑Tools und ein Portal für Partner unterstützen die Zusammenarbeit mit Standorten, Zulieferern und externen Anwendern.
Sicherheit, Berechtigungen und Standort‑Szenarien
Feingranulare Zugriffssteuerung auf Dokument‑ und Struktur‑Ebene sowie Lösungen zur Synchronisation verteilter File‑Server und Datenbanken ermöglichen den Einsatz in verteilten IT‑Landschaften.
Einführung und Zielsetzung
Einführungsoptionen reichen vom Best‑Practice‑Starter bis zu einem 5‑Stufen‑Rollout; ergänzende Schulungen über die keytech academy unterstützen Akzeptanz und schnellen Nutzenzuwachs. Geeignet ist die Lösung für mittelständische Unternehmen mit abteilungsübergreifenden Prozessen, projektbezogenen Informationen und dem Bedarf an rechtssicherer Dokumentenverwaltung.