Email Archivierung

Sichere und rechtskonforme E-Mail-Aufbewahrung

Die Email-Archivierung von MAX SYSTEME bietet eine zentralisierte, manipulationssichere Ablage für geschäftsrelevante E-Mails. Nachrichten werden als *.msg-Dateien und zusätzlich in einer Datenbank gesichert; Anhänge werden getrennt abgelegt. Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und ermöglicht die Anzeige archivierter Mails direkt in der CRM-Lösung KUP.

Automatisierte Verarbeitung und E‑Rechnungs‑Support

Der integrierte iDataBus erkennt E‑Rechnungen im XML‑Format, lädt E‑Mails automatisiert herunter, speichert die E‑Mail GoB‑konform und legt den Anhang in einem separaten Verzeichnis ab. Anhänge werden nach einem einheitlichen Schema umbenannt, um Eindeutigkeit, Sortierbarkeit und maschinelle Weiterverarbeitung zu gewährleisten.

Praktisch für Mittelstand und Compliance-Verantwortliche

Die Lösung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen sowie an Buchhaltungs‑ und Einkaufsteams mit Dokumentationspflichten. Typische Einsatzszenarien sind der Nachweis von Rechnungseingängen, revisionssichere Archivierung und die zentrale Suche über mehrere Postfächer hinweg.

Betrieb, Sicherheit und Service

On‑Premise‑Betrieb oder Cloud mit Fernsicherung auf Servern in Deutschland sind möglich; Überwachung, Datensicherung und Updates sind verfügbar. Installation und Ersteinweisung sind Teil des Angebots; Optionen und Einstiegspreise sind auf Anfrage verfügbar.