Der Prozess im Überblick
Aus der Erfahrung zahlreicher Projekte haben wir einen Standard für die workflowgestützte Verarbeitung von Rechnungen entwickelt, der bei Bedarf angepasst und in bestehende Prozesse und Abläufe integriert werden kann:
- Eingang von Rechnungen und zahlungsbegründenden Unterlagen (Papier oder elektronisch) in zentralen oder dezentralen Rechnungseingangsorganisationen
- Scannen von Papierrechnungen (zentral/dezentral) und Abholung elektronischer Rechnungen (z. B. in den Formaten E-Mail, PDF, EDI, XML (ZUGFeRD 2.0, XRechnung)
- Validierung der Rechnungen in SAP durch Finanzbuchhaltung (oder Fachamt)
- Sachliche und rechnerische Prüfung, ggf. auch fachtechnische Prüfung
- Vervollständigung des Vorgangs durch die Finanzbuchhaltung
- Freigabe der Anordnung zur Zahlung durch den Anordnungsbefugten
- Anordnung durch die Finanzbuchhaltung
Der Rechnungseingang – per Papier und elektronisch
Ein Großteil aller Rechnungen wird immer noch in Papierform versendet. Schrittweise wurde aber die elektronische Rechnung für öffentliche Auftraggeber eingeführt. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU mussten alle öffentlichen Auftraggeber spätestens im April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Aus diesem Grund ist die Verarbeitung von E-Rechnungen in die Lösung Public Sector integriert. Gleichzeitig ist die Verarbeitung von Rechnungen per Papier, E-Mail, PDF oder EDI auch weiterhin möglich. Abhängig von der jeweiligen Organisation können eingehende Papierrechnungen in einem zentralen Posteingang oder dezentralem Fachbereich gescannt werden. Nach dieser Digitalisierung der Papierunterlagen erfolgt die Übergabe an die automatische Datenextraktion.
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