Es gibt viele Gründe für ein neues ERP-System. In diesem Artikel ist beschrieben, in welchen Phasen Sie bei der ERP-Auswahl vorgehen sollten und was zu beachten ist.
Kick-Off und Projektscope
Zu Beginn der ERP-Auswahl werden zunächst die Projektziele grob festgelegt und das Projektteam definiert. In einem ERP-Projekt sollten alle Fachbereiche, die durch das ERP-Projekt tangiert werden, vertreten sein. Die Tätigkeit der Key-User beginnt bereits in der Auswahlphase.
Es ist wichtig, dass die Geschäftsleitung bzw. das Management das Projekt unterstützt und dies entsprechend kommuniziert und lebt.
Prozessanalyse und Prozessgestaltung
In der nächsten Phase werden die bestehenden Geschäftsprozesse analysiert und Schwachstellen sowie Potenziale identifiziert. Denn mit dem neuen ERP-System sollen Prozesse nicht zwingend wie im bisherigen System abgebildet werden. Jedes Unternehmen sollte sich Frage stellen, welche Prozesse optimiert, gestrichen oder vereinfacht werden sollen. Hierbei sind Priorisierungen festzulegen.
Im Zuge der Prozessgestaltung werden anschließend Prozesse definiert, die sich möglichst nahe an der Standardabbildung in ERP-Systemen orientieren. Gleichzeitig müssen auch die Besonderheiten des Unternehmens und der Branche berücksichtigt werden. Die Kunst ist es, Prozesse zu definieren, die sich nahe am ERP-Standard befinden und zugleich an den entscheidenden Stellen Abweichungen zulassen.
Da in dieser Phase noch anbieterneutral gearbeitet wird, sollten die definierten Prozesse den Anbietern genügend Freiräume lassen, eine konkrete Abbildung in ihrem System zu finden. Genau an dieser Stelle zeigt sich die wahre Herausforderung bei der ERP-Auswahl. Denn vor allem in diesem Schritt steckt die Chance, Potenziale zu erschließen.
Für die Prozessgestaltung stehen Referenzmodelle zur Verfügung. Diese enthalten Vorschläge für Prozessabbildungen, die ERP-Standardlösungen entsprechen. Werden diese Referenzprozesse genutzt, ist eine Abbildung in einem ERP-System problemlos möglich. Muss von Referenzprozessen abgewichen werden, ist dies ein deutlicher Hinweis, dass an dieser Stelle bei der Anbieterauswahl besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist.
Es wird nun ein Lastenheft erstellt, welche die Prozesse und daraus abgeleiteter Anforderungen enthält. Überlegen Sie sich auch schon Rahmenbedingungen und Präferenzen zum Betrieb der ERP-Lösung und beschreiben Sie das Mengengerüst. Nun können auch die Projektziele noch einmal konkretisiert werden. Aus den definierten Prozessen und Anforderungen ergibt sich ein grobes Projektbudget. Dieses wird mit dem Investitionsplan abgeglichen, ggf. muss entsprechend der oben definierten Priorisierungen noch einmal justiert werden.
Anbieter-Shortlist und Anbieterauswahl
Auf Basis des Lastenheftes wird eine Shortlist mit potenziellen Anbietern ermittelt. Nutzen Sie hierfür die Marktkenntnis des IPML. Es sollte den Anbietern kommuniziert werden, wie der Auswahlprozess funktioniert und viele Mitbewerber (ungefähr) angefragt wurden. Aus einem zu breit gestreuten und vor allem intransparenten Auswahlprozess werden sich gute Anbieter zurückziehen.
Es werden dann in einem mehrstufigen Auswahlprozess die zwei oder drei besten Anbieter ausgewählt. In der Auswahlphase sollten die Anbieter in zwei Terminen eine klare Agenda abarbeiten und Fragen zur Einführungsstrategie beantworten. Den Anbietern sollten hierfür neben der Agenda auch Beispieldaten zur Verfügung gestellt werden. Vor der Präsentation empfiehlt es sich zudem, den Anbietern die Gelegenheit für Fragen zu geben.
Letztlich geht es darum, den Anbieter zu finden, der mit seinem System und seinem Know-How die Ziele der ERP-Einführung am besten erreichen kann und der auch langfristig ein geeigneter und solider Partner ist.
Die Verhandlung mit potenziellen Anbietern besteht aus einer kaufmännischen Verhandlung und einer Abstimmung zum Implementierungsvertrag. Zu achten ist auf ein partnerschaftliches Vertragswerk, welches eine flexible Projektmethodik ermöglicht und für mögliche Reibungspunkte Lösungsansätze beinhaltet.
Zusammenfassung
Voraussetzung für eine ERP-Auswahl ist eine genau Vorstellung davon, wie die Geschäftsprozesse im neuen ERP-System abgebildet werden sollen. Bei der Auswahl geht es anschließend nicht um eine funktionale Detailabfrage oder ein zahlengetriebener Vergleich, sondern um eine konstruktive Diskussion mit potenziellen Anbietern, um letztlich den für die Prozessabbildung geeignetsten, aber auch zukunftsfähigen Partner zu finden.
Lassen Sie sich hierbei unterstützen. Das IPML bietet viele Modelle für eine effiziente und zielführende Unterstützung Ihrer ERP-Auswahl.